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Comment rendre vos réunions virtuelles efficaces et créer une culture d’innovation à distance ?


COVID-19 l’oblige, certaines entreprises marocaines ont repris le travail en présentiel avec le respect des mesures sanitaires, d’autres continuent en télétravail ou l’ont adopté partiellement. En support du travail à distance, les entreprises utilisent des outils technologiques comme ZOOM ou autres en tant que moyen de communication virtuelle. En revanche, souvent ces conférences vidéos durent plus longtemps que prévu et souvent une fatigue s’installe avec la succession des réunions virtuelles.


Par ailleurs, une fois les priorités de la reprise ou la relance des activités sont prises en compte, les entreprises seront amenées à continuer à innover. La création d'une culture d’innovation devrait rester une priorité pour les entreprises et le fait de travailler à distance ne devrait pas devenir un obstacle à cet égard.


Comment alors vous pouvez optimiser vos réunions à distance ? Serait-il possible d’encourager une culture d’innovation avec le télétravail?


En cette période, nous sommes confrontés à une situation extraordinaire ou rien ne se passe comme ce qu’a été vécu auparavant. Un manque de repère qui exige aux entreprises de faire les choses différentes pour surmonter la crise économique causée par le COVID-19 et se réinventer.

Il est important ainsi que les entreprises encouragent aujourd’hui leurs équipes à réfléchir à de nouvelles façons de faire les choses et à être plus que jamais proactifs. Ainsi, créer une culture ouverte aux nouvelles idées.


Pour y arriver, voici des éléments qui peuvent vous aider à transformer le format du travail à distance en opportunité pour créer une culture d’innovation même à distance au sein de vos organisations.


1. Organisez des réunions virtuelles efficaces en sprint de 40 à 52 minutes

  • Pour une réunion efficace, il faut être clair par rapport à l’agenda et les règles : Veillez à ce que l'ordre du jour des participants soit clair, avant la réunion et tout au long de celle-ci. Aussi, les règles de bases sont très importantes notamment assurez-vous que chaque participant à sa caméra allumée, que les micros en sourdine et troisièmement surtout que les participants soient en réunion. Le mutitâche est littéralement impossible donc « si vous êtes en réunion, soyez en réunion ».

  • En qui concerne le temps, les réunions virtuelles de 40 à 52 minutes permettent d’optimiser la capacité de concentration du cerveau. Ainsi, encourager l’organisation des réunions en sprint de maximum 52 minutes. Pour optimiser ce timing, pensez à préparer la réunion en amont, envoyez des travaux préparatoires une semaine à l'avance pour permettre aux participants de réfléchir au problème ou au sujet à discuter.

  • Faire des breaks, visez des pauses régulières de 5 minutes. Notez qu’une étude réalisée par l'université du Colorado a révélé que, contrairement à une pause de 30 minutes, les pauses de cinq minutes de marche toutes les heures stimulent l'énergie, aiguisent la concentration, améliorent l'humeur et réduisent beaucoup plus efficacement la sensation de fatigue.

2. Accompagnez vos réunions virtuelles avec des outils de collaboration à distance

En support aux réunions de travail virtuelles, optez pour des outils de collaboration en ligne qui vous permettent de capturer tous les données de vos collaborateurs ou insights en temps réel et de visualiser à la fin de la séance le travail accompli.


3. Encouragez les nouvelles idées :

Pour créer une culture ouverte aux nouvelles idées. Faites savoir à vos équipes que vous voulez entendre leurs idées, même si elles vous semblent audacieuses sur le moment. Il n’y a pas de mauvaise idée et toutes les idées doivent être partagées afin de déterminer si elles sont appropriées et si elles peuvent aider l'entreprise à atteindre une croissance durable.


4. Ayez une tolérance pour les erreurs :

Faire des erreurs en essayant d'innover est une expérience d'apprentissage et une partie essentielle du cycle de l'innovation. Il est ainsi important de permettre une tolérance à l'égard des erreurs afin d'encourager vos collaborateurs, collègues à avoir confiance en leurs idées, et à encourager leurs volontés d’essayer. Dans la limite du raisonnable, si leur idée ne se déroule pas exactement comme prévu, ils ne seront pas pénalisés.


5. Concrétisation :

Une fois que vous créez une culture ouverte aux nouvelles idées, il est important de passer à l'action. Le simple fait d'être ouvert à la collecte d'idées n'encouragera pas les collaborateurs à continuer à proposer des idées si rien n'est jamais concrétisé. La situation actuelle peut offrir une occasion unique de développer et de rechercher des idées. Il se peut que le désir d'investir dans de nouvelles idées soit faible, voire inexistant, mais cela signifie simplement qu'il y a plus de temps pour la recherche et le développement des idées avant qu'une décision de poursuivre ou non ne soit nécessaire.

DI GROWTH MAROC

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